Личный опыт: как рассчитать трудозатраты и упорядочить удалённую работу

Многие ИТ- и диджитал-специалисты могут эффективно выполнять свои задачи в удалённом режиме. Правда, не у всех это получается сразу, особенно если до этого работал в офисе. Начав работать удалённо, технический редактор Светлана Крылатова столкнулась с проблемой самоорганизации: отсутствие контроля слишком расслабляло, важные нюансы вылетали из головы, а неумение правильно распределять время приводило к хаосу и выгоранию.Светлана проанализировала свои ошибки и поняла, как планировать и контролировать проектную загрузку, снизить количество ошибок — как упорядочить рабочий процесс. Надеемся, что опыт Светланы будет полезен тем, кто ищет способы организовать удалённую работу.cветлана крылатоваТехнический писатель корпорации «Диполь», технический редактор издательской группы «ГЭОТАР-Медиа»Привет! Меня зовут Света, я пишу и редактирую тексты около 7 лет. Моя основная работа в качестве технического писателя связана с написанием сценариев для обучающих программ и вычиткой учебных текстов. 3 года назад я нашла вторую — удалённую — работу техническим редактором и в какой-то момент обнаружила, что совершенно не представляю, как организовать этот процесс.Поначалу я обрадовалась возможности самой распределять своё время, однако вскоре стало ясно, что я не умею этого делать. На основной работе организация моих задач — их приоритетность, сроки и контроль — лежала на моём руководителе. На второй же работе я просто получала на редактирование книгу и должна была самостоятельно выстроить рабочий процесс и распределить время на все этапы проверки текста. Тем не менее я не сочла всё это серьёзной проблемой и подумала: «Ничего, просто буду работать так, как удобно, а там видно будет». В итоге я столкнулась с последствиями, которые показали, что сам собой этот процесс не выстроится, — нужно разбираться.Проблема 1. Не было представления о своих трудозатратахДаже если конкретный срок сдачи известен, это не организовывает работу автоматически. Многим знакома ситуация, когда две недели впереди кажутся бесконечностью, но вот что-то пошло не так ― и приходится безвылазно сидеть за компьютером в последние дни, жертвуя часами сна.Получается, что пытаясь охватить взглядом весь предстоящий рабочий путь, мы видим только одну яркую красную точку в конце ― дедлайн. И в момент, когда она вдруг оказывается совсем близко, возникает паника. Гораздо спокойнее будет видеть на этом пути места заранее обозначенных рубежей и остановок для отдыха.Ситуация, в которой конкретных сроков нет, неоднозначна. В такой оказалась я, когда на вопрос, сколько у меня есть времени на эту работу, получила ответ: «Делайте со своей скоростью, у всех получается по-разному». Из-за отсутствия чётко очерченных границ моя работа продвигалась скачкообразно: я могла несколько дней валять дурака, а потом с головой уходила в работу, считая, что потеряла время. При этом у меня не было ни объективных поводов для спешки, ни понимания того, в какой момент работа начинает затягиваться.Как решила вопросПоскольку большая часть сложностей происходит из-за эфемерности и приблизительности временных затрат, логично постараться конкретизировать их и сделать более осязаемыми.Собрала и суммировала накопленный опыт работыТак я смогла точно оценить фактическое время, которое уходит на конкретные процессы. Я подняла переписку с руководителем и выписала даты получения задания и сдачи готовой работы, а затем собрала эти временные диапазоны вместе с выполненными объёмами в единую таблицу.Это позволило охватить взглядом общую картину рабочего процесса и заметить закономерности, важные для планирования.Например, моя таблица по редактуре медицинских книг и статей выглядела так: В моём случае на сроки выполнения влияют:объём работы в авторских листах (1 а.л. = 40 000 знаков с пробелами или ~ 13 страниц);категория сложности текста — обычные книги (1), сборники статей с особым оформлением (2) или материалы с особыми условиями работы, где нужно проверить, например, только часть текста.Проанализировав таблицу, я смогла прийти к чёткой формулировке, на которую можно уверенно опираться при планировании:для книги на 5 а.л. можно закладывать общий срок 7 дней;для книги на 10 а.л. — 14 дней;для книги на 20 а.л. — 21 день.Такой расчёт будет полезен и в случаях, когда есть конкретный срок сдачи.Зная свои трудозатраты и комфортный темп работы, вы заранее сможете оценить время для выполнения каждой задачи и выделить время на отдых.Если же срок поджимает, вы сможете расставить задачи по приоритетности и продумать, какие этапы ужимать по времени нельзя, а в каких можно ускориться без ущерба качеству ― а значит, сумеете грамотно перераспределить силы при необходимости.Использовала программу-планировщик для контроля текущей работыИмея на руках сведения об общем количестве временных затрат на всю работу целиком, можно подсчитать, сколько времени уходит на более мелкие процессы. Это позволит разметить рабочий путь теми самыми рубежами, не давая дедлайну подкрасться незаметно.Программы-планировщики, например Microsoft